テクノロジーの発達に伴い、企業の市場における競争性は激化の一途を辿っています。このような社会背景のなか、今後生き残るための企業戦略や、業務効率化を進めるには変化に合わせて適切な組織変更が不可欠です。 本記事では、組織変更の概要や必要性について解説するとともに、組織変更とその後の企業活動を円滑におこなうためのポイントとなるワークフローシステムについてもご紹介します。
企業の成長を確保する「組織変更」とは
「組織変更」とは業務内容の変化や業務効率を上げるために、今ある部署を複数に分けたり、合併させたり、部署名を変更することです。近年においては、業務効率の向上のためだけでなく「より優れたサービスを提供できるよう、チームを細分化する」「次世代リーダーを育てる体制を構築する」など、環境変化への対応を目的とした組織変更を行い、組織力の強化を図る企業も少なくありません。
組織変更はなぜ必要か？
テクノロジーの発展に比例するかのように、ビジネス市場は凄まじいスピードで変化し続けています。市場競争性は激化し、古い経営体制や既存の事業形態のままでは、生き残ることが難しいと考える企業も多くなりました。しかしながら、一部の企業では部署内だけでフローが完結し、部署との連携が難しくなっていたり、そもそも現状維持を望み効率化に消極的になっていたりと、実は凝り固まった状態になっていることも少なくありません。 各部署との垣根を超えたスムーズなやりとりや、業務の効率化をおこなうために組織変更をすることは、日々の業務を円滑に進めていくためにも必要なのです。 また、企業の成長過程においても組織変更は必要になってきます。業務の増加とともに社員を増員することもあるでしょう。そうなれば、役割変更や部署の新設などの必要も発生します。変化に合わせて適切な組織変更をおこなうことが、企業の成長を確保するためにも必要不可欠なのです。
組織変更時の注意点とポイント
組織変更は、現代社会における企業の重要な経営課題のひとつにもなっています。 変更後の体制がどうなるのか、業務フローにどのような影響を及ぼすのか、よく把握しながら進めなければ以下のように思わぬ混乱を招く場合もあります。
組織変更時の混乱例
1.既存の業務フローがより複雑化
部署の統廃合や新設などが発生した場合、社員の異動を伴うこともあるでしょう。 各種意思決定の決裁者の異動が発生した場合に権限の引き継ぎや、新しい職務権限表の明示化が不十分であれば、新旧決裁者の両方に承認依頼を回す必要などが発生し、組織変更以前よりも業務フローが複雑化する可能性があります。2.業務自体の停滞、スピード低下
業務移管をおこなう場合も注意が必要です。特定の部署でおこなわれていた業務を他部署に移管した場合、進め方などがしっかりルール化されていないと、業務自体が成り立たなくなり、遂行できなくなることも考えられます。また、業務フローやプロセスが明確になっておらず、属人化していると、引継ぎに時間がかかり業務スピードの低下を招いてしまう心配もあります。3.意思決定の遅延
混乱例の１、２のように、組織変更後の「誰が」「誰に」「何を提出し」「どのような流れで完了するのか」といった流れを明確に整理・告知できていなかった場合、組織変更により社内が混乱しやすく、確認や不備による差戻しが多発し、承認を完了させるまで時間がかかってしまいます。結果として意思決定が遅延することも想定されます。 組織変更後の業務フローを明確にし、社内周知を徹底することは、上記のような混乱の回避につながります。組織の変更に合わせて、柔軟に業務フローを見直し、変更後の組織体制を最適化していきましょう。 【参考記事：業務フローの明確化につながるワークフロー図とは？効果的な書き方や作成方法をご紹介】 しかし、業務フローを最適化するだけではすべての混乱を回避出来ません。ワークフローシステムなどを利用している場合は、最適化した業務フローをシステムに反映させる必要があります。組織変更に対応できるワークフローシステムとは
そもそも「ワークフローシステム」とは、業務フロー（ワークフロー）を自動化・効率化するITシステムを指します。組織変更の際、複雑になりやすい業務フローの変更を円滑におこなうためには、欠かせないシステムであり導入している企業も多いのではないでしょうか。 ワークフローシステムの導入で、申請業務のデジタル化や業務プロセスの自動化を実現し、業務効率化につながるといったメリットもあります。しかし、ワークフローシステムを効果的に運用するためには、組織変更時に発生する問題点を把握したうえで最適なものを選定できているのかがポイントとなります。
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ワークフローシステムは組織変更のたびに設定変更すれば問題ない？
組織変更時にワークフローシステムで起こる問題点
1.業務の滞留
特定のフローにおいては、上級職責者しか承認することのできないプロセスが存在します。キーマンの異動や業務の別部署移管などを見落としてしまうと、承認者の不在が発生して、承認が進められず、業務が滞留してしまいます。事前にワークフローシステムの承認者を組織変更後の担当者に変更することや、進行中の場合には引き継ぎをおこなうことが必要となります。2.メンテナンスの手間
組織変更をおこなった場合、システムメンテナンスの観点でもさまざまな課題が発生します。例えば、ワークフローを一から作り直さなければならない、そのたびに手作業で膨大な設定変更のために担当者の残業が必要になる…などです。担当者はこのような予定外の業務に通常の業務が圧迫されてしまうといった悩みが常習化しているケースもあります。また、こうした負担を軽減するためや、新しい組織に合わせたワークフローをシステムに反映させる方法がよく分からずベンダーに依頼してしまい、費用ばかりがかさむといったケースもあります。 せっかく経営戦略のために組織変更をおこない、新組織に適した業務フローをワークフローシステムに反映しても、反映時にこのような問題があっては効果的に組織変更がおこなわれたとは言えないでしょう。 組織変更後のさまざまなプロセス変更をスムーズかつ正確に進めるには、業務フローをシステム化できている上で、組織変更に対応できる仕組みが作れるかどうかが重要となります。 ワークフローシステムの設定変更作業は膨大です。組織変更では、内部統制に関わる変更が多く発生するために、慎重な対応も求められます。特に財務報告や資産の保全、職務権限といった規程の変更に合わせておこなわれるワークフローシステムの設定変更作業には多くの時間を要します。たとえば、既存の承認フロー条件や承認者の変更、新たなフロー策定やアクセス権限の付与、社内規定の再編などの再設定が求められます。 組織変更のたびに、このような設定変更を申請書単位などで一つひとつ対応するのは効率的とはいえません。そのため、組織変更に強いワークフローシステムを選択する必要があります。
組織変更に強いワークフローシステムを選ぶことが重要
組織変更に強いワークフローシステムの定義としては、業務プロセスや職務権限の変更に柔軟に対応できる点が最も重要といえます。また、組織変更では組織規程や職務権限規程など、内部統制に関する変更が多く発生することから、「内部統制が考慮されている」ことも重要です。 【参考記事：内部統制におけるワークフローシステム導入のメリット】 その他に、以下の点もポイントです。 ・「設定変更を迅速かつ安全に進められる」 ワークフローシステムによって業務が進められている以上、業務を完全に止めることは難しく、通常の業務に並行してシステム反映がおこなえるかという点も重視しなければなりません。 ・「円滑な組織変更をサポートしてくれる」 システム導入後のメンテナンスのしやすさや、内部作業におけるコストなども視野に入れ、総合的に円滑な組織変更をサポートしてくれることが組織変更に強いワークフローシステムといえます。 企業の発展や円滑な業務遂行のためには組織変更が欠かせません。 その頻度や規模は企業によって異なりますが、必要に応じて適切な組織変更がおこなえるよう 柔軟な組織体制を構築していくことや人員の育成も不可欠といえるでしょう。組織変更に伴う人事異動の時期は引き継ぎなどするべきことが多く、社内は業務に追われがちになります。そのような状況で、紙の書類による申請や承認をおこなっていたり柔軟な対応ができないワークフローシステムを利用していたりすると、業務や意思決定が滞ってしまいかねません。書類の紛失や情報伝達ミスが起こることもありえます。組織変更をスムーズに進めるためには、カスタマイズ性に優れたワークフローシステムを導入することが必要です。
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この記事の執筆者：えもり （プロモーショングループ）
社内業務での利用やお客様導入などでバインダやプロセスの開発を経験。
お客様向けにSmartDBのハンズオン講師も実施したことあります。
ブログを通してSmartDBの良さを伝えられればと思います！
